フリーランスとして活動している方の中には、
業務におけるトラブルを軽減したい！
と考えている方もいるでしょう。
そのような方は、電子契約サービスの活用がおすすめです。
この記事でわかること
この記事では、電子契約サービスとは一体何か、
メリットやデメリットはあるのか、どのサービスがおすすめなのか
ということについて、詳しく解説していきます。
電子契約サービスとは？
電子契約サービスというのは、オンラインで契約書を締結できるシステムのことです。
このサービスを活用することにより、
いつでもどこでも契約書を締結できるようになりますので、
業務の効率化に繋げられるようになります。
フリーランスが電子契約サービスを使うメリットは？
では次に、フリーランスが電子契約サービスを使う
メリットについて、詳しく見ていきましょう。
コストや手間の削減に繋がる
フリーランスは、一人もしくは数名で仕事をしていることが多く、
契約書の作成や確認に時間を割くのが難しいですよね。
また、契約書を作成する場合は、
- 印刷代
- 郵送代
などの無駄なコストがかかってしまいます。
電子契約サービスのメリット
電子契約サービスを活用することによって、
このようなコストや手間を大幅にカットできるようになりますので、
業務の効率化に繋げられるようになるのです。
紙で契約締結するのは手間がかかりますよね！
電子サービスなら印刷、郵送の手間がかかりません。
管理の効率化にも繋がる
電子契約サービスで作成した契約書というは、
データベースで管理することができますので、
複数の取引先を相手にしている場合でも安心です。
○○さんの契約書どこにやったかな？
という心配がなくなりますので、効率よく業務を遂行できるようになります。
トラブルリスクを軽減できる
紙媒体の契約書には、
- 紛失リスク
- 災害による消失リスク
などがあります。
紙で契約書を管理していると万が一の時に
リスクが大きいですよね。
電子契約サービスを活用すれば、
データとして管理できるようになりますので、
このようなリスクやトラブルを回避できるようになるのです。
電子契約書サービスにはデメリットもある？
では次に、電子契約サービスのデメリットについて、詳しく見ていきましょう。
コストがかかる
電子契約サービスには、コストがかかります。
具体的なコストについては、
- 利用するサービス
- 利用するプラン
などによっても異なりますが、
場合によっては費用対効果が悪くなってしまうこともありますので注意しましょう。
イニシャルコストやランニングコストも考慮して、
導入するか検討しよう！
サイバー攻撃のリスクがある
電子契約サービスは、非常に便利なサービスですが、
サイバー攻撃のリスクも否定できません。
利用しているサービスのサーバーがサイバー攻撃にあってしまった場合、
- データの改ざん
- 盗難
などのトラブルに発展してしまう可能性が高くなるのです。
電子契約サービスを選ぶ際はセキュリティについてもしっかりと確認しておくことが大切です。
トラブル発生時の補償はあるのかなども
確認しておこう！
電子契約サービスの正しい選び方
では次に、電子契約サービスの正しい選び方について詳しく解説していきます。
コスト
電子契約サービスを選ぶ際は、コストに注目することが大切です。
先ほども解説したように、電子契約サービスを利用する際は少なからずコストがかかり、
場合によっては費用対効果が悪くなってしまうこともあるのです。
電子契約サービスの選び方
サービスによって、プランや料金形態が異なりますので、
複数のサービスを活用しながら自分に合ったサービスを探していきましょう。
導入を検討する時は料金体系を必ずチェックして比較してみよう。
セキュリティ機能
電子契約サービスを選ぶ際は、セキュリティ機能や、
セキュリティ対策について調べておくことが大切です。
先ほども解説したように、電子契約サービスにはサイバー攻撃のリスクがあり、
安易な気持ちで選ぶと思わぬトラブルに発展してしまうことがあります。
それぞれのサービスがセキュリティに力を入れていますので、
トラブルに発展する可能性は低いと言えますが、
それでも「絶対」とは言い切れませんので、慎重に調べていくようにしましょう。
紙の管理では発生しない、電子契約サービス独特の
デメリットだね。注意してサービスを選ぼう！
評判
電子契約サービスを選ぶ際は、評判を確認しておくことも大切です。
有名なサービスの場合、ネットで検索をすれば簡単に
口コミや評判を確認でき、実際に利用した方の感想を
調べることができますので、忘れずにチェックしておいてください。
この時に、
- メリットだけを見る
- デメリットだけを見る
という方もいるのですが、偏った見方をしてしまうと、
正しく比較することができなくなりますので、総合的に判断するようにしましょう。
フリーランスにおすすめの電子契約サービスを徹底比較！
では最後に、フリーランスにおすすめの電子契約サービスをいくつか紹介していきます。
「種類が多すぎて選べない」
「自分に合ったサービスがわからない」
という方は、是非参考にしてみてください。
GMOサイン
GMOサインというのは、国内シェアNo.1の電子契約サービスです。
運営会社の知名度も高く、セキュリティ対策も
トップレベルとなっていますので、
初めて利用する方にも最適と言えます。
また、
- 実印タイプ→身元確認済み高度電子署名
- 契約印タイプ→電子契約
の両方に対応しているため、取引先によって契約書の形式を変えることも可能です。
無料お試し機能もありますので、興味がある方は一度試してみてください。
クラウドサイン
クラウドサインは、GMOサイン同様、国内における代表的な電子契約サービスと言えます。
導入実績も30万社を超えており、
- テンプレート管理
- 一括作成
- アラート通知
- 枠フロー管理
- 契約書管理
など、様々な便利機能が搭載されているため、利便性を重視する方にも最適と言えるのです。
また、
- IPアクセス制限
- シングルサインオン対応
など、セキュリティ対策もばっちりです。
機能制限はかかってしまいますが、
無料で使えるプランもありますので、
興味がある方は是非試してみてください。
NINJA SIGN by freee
このサービスは、会計ソフトでも有名な「freee」の子会社、
株式会社サイトビジットが運営しています。
直観的な操作を実現しているため、機械が苦手な方でも安心です。
また、電話サポートやチャットサポート、メールサポートに対応していますので、
わからないことが出てきた場合でもすぐに解決できます。
テンプレートは、
- Word
などから作成することもできますので、
使い慣れたファイルで簡単にテンプレート登録をすることができます。
みんなの電子署名
株式会社ベクターが運営している、みんなの電子署名は、基本料金が無料です。
文書保管サービスを利用する場合は、月額500円/50文書が発生してきますが、
それ以外は無料で使うことができますので、
コストを徹底的に抑えたいと考えている方に最適です。
無料で使えるにもかかわらず、
- 電子署名
- AATL証明書
- 長期署名
- パスワード認証
- 長期署名更新
- 管理権限の設定
など、便利な機能を利用できるため、興味がある方は是非活用してみてください。
Adobe Sign
Adobe Signは、36か国の言語に対応している世界基準の電子契約サービスです。
契約締結の効率化に必要な、
- 電子署名機能
- テンプレート機能
- ワークフロー機能
- デジタルフォーム機能
などが揃っていますので、利便性を重視している方におすすめです。
また、Microsoftのツールとも連携できますので、
「WordやExcelの文書を電子署名にしたい」
と考えている方にも最適と言えます。
まとめ
フリーランスが電子契約サービスを活用することによって、
- 手間やコストの削減
- 管理の効率化
- トラブルリスクの軽減
などの効果を得られるようになります。
ただし、電子契約サービスには様々な種類があり、
それぞれで特徴が異なりますので、
今回紹介したことを参考にしながら、
自分に合ったサービスを見つけてみてください。
契約の手間を効率化したい場合は、電子契約サービスを利用するのが
おすすめです！安心して仕事ができるように、しっかりと費用対効果を
見極めて選びましょう。
